一、基本的要求

    基层公务员在立据时，所立之据不论是凭据性的，还是说明性的，都必须严格遵守一些共同的规范性要求。

    （一）立据态度

    基层公务员所立之据多使用于平辈之间，而且更多地使用于熟人之间。但本着“认真负责，严肃规范”的工作态度要求和“空口无凭，立此为证”的凭据性特征，基层公务员在立据时必须端正自己的态度，其总体要求就是要做到认真负责。

    具体而言，基层公务员不能碍于熟人的面子，该立据时不立据，所立之据模糊难辨，甚至令人有空子可钻，或立据之后不妥善保管，等等。

    执照公事公办的原则，基层公务员务必要认真立据。各类各据的组成部分须齐全，不可有所疏漏。在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名，必要时应在签名之后加盖私章或摁手印，以示负责。条据最后还要写明立据的详细日期。

    （二）立据语言

    条据的语言应符合简单、准确两大要求。

    1.简单。条据实质是对书信的简化。能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容，复杂的内容不宜用条据表述。一般情况下，一张条据只能说明一件事，切勿一据多事。相应地，条据的语言也应简洁明了。能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。切勿拖沓冗长，也不可过分简单而致使表述不清。

    2.准确。条据的语言应当准确无误，不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。尤其是涉及到关键内容的文字和数字，务必要保持整洁，不能有任何涂改。若发现遗漏或错误，应另立一据。在书写金额数量时，应采用大写汉字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小写汉字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯数字。

    （三）立据用具

    基层公务员在立据时为确保条据的有效性，应选择整洁耐用的工具。

    对于条据写作时所用的纸笔，虽不必过于挑剔，但也须有所选择。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存，污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。立据时最好选用钢笔或毛笔，配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。

    （四）条据保管

    任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据，都有其存在的意义和价值。因此，基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管，有时还应在给他人立据后留有样据，以便日后核实之用。

    基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。要将各类条据分门别类保管，存放条据之处要固定而安全，以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的，应当及时地当着收据者的面予以销毁。

    二、具体的规范

    条据可分为凭据性条据和说明性条据，而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。

    （一）凭据性条据

    凭据性条据，指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕，并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成，其种类大致有借条、欠条、收条、领条和发条等几类。

    1.借条。借条又叫借据，是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回或当场销毁。

    若是向个人借钱借物时所写的条据，借方可只写一张借条；若是向公家借钱借物，借方须写两张借条，借方和公家各保留一份。

    借条上应标明“借条”二字。正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。向公家借钱借物还应写明其用途。最后须在借条后面签名盖章、标上日期。

    2.欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时，只能归还其中一部分而不能全部归还，则应立下欠条。有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。

    3.收条。收条有时或称收据，指在收到其他个人或单位的钱物后，专门立下的凭据，交给对方。收条可写一份，也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。其中第一联是存根，第二联或第三联在加盖公章后交由付方，作为其回单位的报销凭证。

    归还钱物时，如果被借方不在场，而由他人出面代为收下时，代收者应出据收条。此类收条亦被称为“代收条”。若被借方在场，则只需交还给借方借条，而不必出据收条。

    4.领条。领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时，领取时给发放钱物者留下来保存的条据。如果是代替他人领取钱物，则应注明“代领”二字，并写上代领者与被代领者的姓名。

    5.发条。发条即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。发条不同于发票。发条往往限于零担小卖的小额货款或单位内部发放钱物，仅是一种收付钱物的简单凭证。而发票则是由国家税务部门统一印制的，有严格的规范样式。